Personeelsbijeenkomst Landelijk Kantoor | Kerkgenootschap der Zevende-dags Adventisten

Vanaf het jaar 2019 worden door de HR-afdeling van het Landelijk Kantoor driejaarlijkse personeelsbijeenkomsten georganiseerd om onder andere met medewerkers in gesprek te treden, hen toe te rusten en strategische informatie te delen over bijvoorbeeld toekomstplannen. Op 14 maart vond de eerste personeelsbijeenkomst van dit lopende jaar plaats.

‘Herpakken’ onderlinge contacten

Deze bijeenkomst stond in het teken van het ‘herpakken’ van de onderlinge contacten op de werkvloer en kreeg een ‘wie is wie en waarom’-etiket bij geagendeerde bespreekpunten. ‘We hebben tegen een situatie van zo’n twee jaar aangehikt waarbij er weinig tot geen directe ontmoeting- en uitwisselingsmomenten op kantoor mogelijk waren’, licht ds. Enrico Karg, algemeen secretaris en eindverantwoordelijke voor het HR-beleid toe. ‘Vandaar dat we met het nationale optimisme van heropenen en een positieve doorstart maken meeliften. Het leek ons dan ook leuk opnieuw in herinnering te krijgen wie wat en waarvoor er op het kantoor rondlopen.’ Een andere reden voor dit startblok is het gegeven dat er tijdens de dalmomenten in de pandemie nieuwe medewerkers zijn aangenomen die nog geen kans hebben gehad om de initiërende kennismakingsronden te doorlopen.

Sterke- en ontwikkelkanten DB

Om het Dagelijks Bestuur (DB) te presenteren was Loes Heldens namens organisatie assessmentbureau Flexian Organisatieadvies uitgenodigd. Eerder heeft dit bureau de opdracht gekregen om de leden van het DB door te lichten met het oog op het inzichtelijker krijgen wat de sterke- en ontwikkelkanten van het DB zijn en hoe dat zich vertaalt in de dynamieken tijdens de samenwerking. ‘We hebben altijd geweten dat we prettig en efficiënt met elkaar samenwerken, en elkaar makkelijk vinden op strategisch niveau, maar het leek ons ook goed om eventuele blinde vlekken in beeld te krijgen’, verklaart voorzitter ds. Rob de Raad. Flexian Organisatieadvies kwam bij het DB in beeld toen zij vorig jaar gevraagd werden om te accommoderen bij een wervings- en sollicitatieprocedure.

Tijdens de presentatie van consultant Loes Heldens van Flexian werd een toelichting op de analyse van het DB als team naar voren gebracht. Dat deed ze aan de hand van een organisatiemodel met een kwadrant dat in vier vlakken is verdeeld. Iedereen van een team zit in een van deze vlakken.

Veranderingsgezind

Er is gekeken naar de rollen van de drie teamleden (voorzitter Rob de Raad, algemeen secretaris Enrico Karg en penningmeester Rozita Panneflek). Uit de analyse blijkt dat het team voor een groot deel gericht is op innovatie en verandering en zij gezamenlijk in staat zijn om in relatief korte tijd met beleidsschetsen en plannen van aanpak te innoveren. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de stappen die sinds 2017 (bij het aantreden van dit DB) gezet zijn op het gebied van automatisering, de ontwikkeling van het HR-beleid en het zogenaamde hybride werken (deels thuis werken waar dat kan). Corona heeft dit laatste overigens versterkt. Heldens benadrukte dat er ook risico’s zijn van een koers gericht op innovatie. ‘Niet iedereen in een kantoorteam zit op de koers van innovatie, maar hecht bijvoorbeeld meer aan behoud en traditie ‘zo deden wij dat altijd’. Daarom is dialoog in een team heel belangrijk. ‘In dit organisatiemodel zit het DB in het kwadrant dat sterk gericht is op innovatie. Zij communiceren hierbij dan vaak beschrijvend en dat kan bij teamleden die in de andere kwadranten zitten, overkomen als weinig communicatie. Bij die teamleden kom je namelijk binnen via het sociale, relationele gevoel van bekendheid. Er is overigens geen sprake van goed of fout, wat helpt is bewustwording.’

Iedereen nodig

Dat laatste benadrukte voorzitter Rob de Raad richting werknemers van de werkorganisatie. ‘Wij hebben iedereen nodig in ons team. We moeten samenwerken en luisteren naar elkaar. En we moeten leren en begrijpen van elkaar. Dit moeten we betrekken op de gehele werkorganisatie.’

‘We hebben als DB onszelf kwetsbaar willen opstellen en naast onze sterke kanten ook onze ontwikkelkanten kenbaar maken bij de collega’s op kantoor. We beseffen dat we hiermee een risico hebben genomen, maar vonden het belangrijker om transparant te zijn over wie we zijn en waarom we soms als ‘snel’ worden ervaren bij het vernieuwen van beleidsprocessen,’ aldus Karg.

Elkaars relatie in team

Loes Heldens gaf in de toelichting ook aan dat het assessment duidelijk maakt waaraan nog gewerkt moet worden in de werkorganisatie. ‘Je moet eerst naar de inhoud kijken en dan naar elkaars relatie in het team kijken. Als je dat aspect in ogenschouw neemt, is dat winst.’ In de rapportage concludeert Flexian Organisatieadvies: ‘Het is een sterk team! Alle drie de teamleden liggen binnen elkaars gezichtsveld, waardoor zij elkaars standpunten kunnen innemen om te willen begrijpen.’

Op de agenda van de personeelsbijeenkomst stonden ook de herintroductie van departementen en afdelingen. Op verzoek van de aanwezige medewerkers worden deze doorgeschoven naar een andere personeelsbijeenkomst.